ACUERDO N. 1372-2021 El señor Presidente Gilbert Acuña Cerdas somete a votación:
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Considerando
I.- Que se conoce el dictamen CMGA-28-2021 de la Comisión de Gobierno y Administración referente a “Política Integral para la Prevención de la Corrupción Municipalidad de San Isidro de Heredia”.
II.- Que en la Política Integral para la Prevención de la Corrupción se establece como parte de las medidas establecidas para el tratamiento de los actos de corrupción “Rendición de cuentas en procesos vulnerables”.
III.- Que se se realizó el levantamiento de procedimientos y procesos con los responsables, logrando establecer el flujo de actividades vinculado a los controles existentes, controles mejorables y la ausencia de controles formales. Además, se establece una relación de los riesgos inherentes para cada proceso considerando las siguientes variables: - Información Sensible - Manejo de activos - Aprobación y autorización de gestiones - Relación con terceros (proveedores y usuarios) - Modificaciones en sistemas - Segregación de tareas.
IV.- Que, a partir de los riesgos inherentes, se recopilan los controles existentes, que se deben mantener y se listan los controles a mejorar o implementar, para el tratamiento preventivo de actos de corrupción, logrando mayor trazabilidad en la actuación de las personas funcionarias de la Municipalidad con enfoque de transparencia y rendición de cuentas hacia la ciudadanía.
V.- Que en reunión realizada con la señora Zeidy María Aguilar Vindas, asistente de Alcaldía y Lidieth Hernández González, Alcaldesa, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Bitácoras de control de pagos en documentos físicos y
sistemas. - Firmas de aprobación y autorización en sistemas y oficios.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
VI.- Que en reunión realizada con Francine Rodríguez Arce, encargada de Archivo, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Acta de Eliminación Documental - Plantilla de Lista de Remisión Documental - Plantilla de remisión documental Archivo Nacional - Plantillas de traslado y préstamo de documentación.
Controles por mejorar o implementar: - Control documental de la información digital / electrónica que se genera en la Municipalidad en coordinación con unidades primarias y responsable de Tecnologías de Información. - Implementación de archivos de información física – digital, generado del uso de la firma electrónica, Sistemas Externos y virtualización de los servicios municipales.
VII.- Que en reunión realizada con Daniel Alejandro Peréz Peréz, coordinador de Servicios Jurídicos, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Acta de Eliminación Documental - Plantilla de Lista de Remisión Documental - Plantilla de remisión documental Archivo Nacional.
Controles por mejorar o implementar: - Elaboración de programación de atención de demandas que incluya fechas límite y estado de la gestión y comunicación a superior. - Bitácora de traslado de información a unidades internas y entes externos para trazabilidad de información sensible. - Traslado a unidades financieras de provisiones por posibles costos de demandas. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
VIII.- Que, en reunión realizada con Edgar Brenes Brenes, Coordinador de Bienes Inmuebles, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Uso de Formulario de Toma de datos de campo - Plantilla de remisión documental Archivo Nacional.
Controles por mejorar o implementar: - Documentar la revisión de los cambios de valor de las propiedades en el sistema generadas de bienes inmuebles en el sistema. - Realizar conciliar entre movimientos en el sistema contra documentación física y digital de forma mensual y en caso de existir diferencias evidenciar los ajustes pertinentes. - Detallar la metodología para determinar los avalúos por propietarios omisos y visualizar en control documental. - Control de avalúos realizados aplicados en los sistemas. - Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión por la toma de información en campo de avalúos e inclusión de información en el sistema por parte de la misma persona funcionaria. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
IX.- Que, en reunión realizada con Ronald Fernando Arce Villalobos, Coordinador de Catastro, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Bitácora de ingresos de trámites Controles por mejorar o implementar: - Establecer lista de chequeo para validar requisitos determinados por normativa para evitar errores por omisión. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
X.- Que, en reunión realizada con Teresita Victoria Méndez López, coordinadora de CECUDI, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Carta de solicitudes para ingresos - Expediente de la persona menor de edad - Planeamiento mensual - Informe de avance del menor - Listas de asistencia - Firma de ingreso en Registro de asistencia - Autorización firmada para ingreso y salida de personas menores de edad - Control facturas de alimentación.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XI.- Que, en reunión realizada con Seidy Fuentes Campos, Auxiliar de Comisiones, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Control de consecutivo de dictámenes de Comisiones de carácter permanente / especial - Control de oficios de la Junta Administrativa - Libros de actas foliados.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XII.- Que, en reunión realizada con Marianela Villalobos Vega, Contadora, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Custodia segura de claves, token, firma digital y otros dispositivos de seguridad para acceso en plataformas de autorización y aprobación de nóminas. - Aprobaciones por firma física y digital de la documentación soporte de nómina de pagos. - Balance de Comprobación Contabilidad Nacional.
Controles por mejorar o implementar: - Establecer lista de chequeo para validar requisitos de nóminas de pagos determinados por normativa para evitar errores por omisión. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XIII.- Que, en reunión realizada con Eric Josué Granda Vargas, Coordinador de Cuadrilla, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Bitácora EBI del uso de los camiones de recolección. - Bitácora de transportes de verificaciones generales del vehículo. - Bitácora de Trabajo Calles y Caminos - Bitácora de Aseo de Vías.
Controles por mejorar o implementar: - Documentación de coordinaciones de fallas / desperfectos de los camiones tercerizados.
Elaborar una bitácora para el registro de las denuncias referente a la recolección de residuos. - Documentación de entrega de labores realizadas a unidades internas de la Municipalidad, asociaciones de vecinos y otros involucrados. - Inventarios periódicos de materiales, suministros y herramientas de trabajo.
XIV.- Que, en reunión realizada con Luis Alejandro Villalobos Salas, Coordinador de Desarrollo y Control Urbano, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Bitácora de trámites de usos de suelos - Informe quincenal de la resolución de todos los permisos de uso de suelo recibidos. - Accesos delimitados por usuario y contraseña en Sistemas internos y externos. - Carpeta con consecutivo de permisos de construcción. - Control de permisos de construcción. - Bitácora de control de uso de patentes - Informe de recepción de obras por entregables vinculado a finiquito de pagos.
Controles por mejorar o implementar: - Mantener la seguridad de claves y medios de acceso a sistemas para trámites, realizando cambios de contraseña y ser utilizado por solamente el usuario autorizado. - Establecer lista de chequeo para validar requisitos de uso de suelos determinados por normativa para evitar errores por omisión. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. - Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión por la toma de información en campo y aprobaciones en autorizaciones de pagos a proveedores al ser realizadas por una misma persona funcionaria.
XV.- Que, en reunión realizada con Miriam Catalina Padilla Chinchilla, Directora de la Escuela Municipal de Música, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Base de datos información recopilada de formularios de matrícula - Comprobante de matrícula - Controles de contratos de préstamos de Instrumento, renovaciones y devoluciones de instrumentos musicales. - Bitácora de trámites de usos de suelo.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XVI.- Que, en reunión realizada con Claribel Chaves Zamora, Coordinadora de Hacienda Municipal, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Gestión documental del expediente de reajuste de precios, manteniendo en resguardo la información soporte. - Resguardo de los insumos de las unidades primarias que trasladan información para inclusión en el modelo tarifario.
Controles por mejorar o implementar: - Establecer bitácora de reajustes de precios y traslado a nivel superior. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XVII.- Que, en reunión realizada con Paula Karina Solórzano Sancho, Coordinadora de Igualdad de Género y Desarrollo Social, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Informe de acciones realizadas bajo modalidad de contratación de servicios a terceros. - Registro de atención de la persona usuaria.
Controles por mejorar o implementar: - Resguardo de información sensible de las personas usuarias en formato físico y digital. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XVIII.- Que, en reunión realizada con Luis Alonso Campos Conejo, Inspector, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Actas de inspección y evidencia fotográfica.
Controles por mejorar o implementar: - Elaboración de listas de verificación para revisión de información general de los contribuyentes y propiedades a realizar inspección. - Implementar bitácora de traslado de solicitudes de inspección entre departamentos. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XIX.- Que, en reunión realizada con Giovanni Alonso Brenes Céspedes, Policía Municipal, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Bitácora diaria de incidencias. - Informes policiales con consecutivo - Actas de decomisos.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XX.- Que, en reunión realizada con Gerald Alexander Hall Hernández, Coordinador de
Programación y Ejecución Presupuestaria, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Cronograma de Trabajo - Informes emitidos para revisión de nivel superior - Accesos delimitados por usuario y contraseña en Sistemas internos y externos. - Informe sobre la evaluación presupuestaria - Informe de gestión física institucional en el SIPP con los anexos. - Inclusión de información en sistemas externos conciliados con reportes aprobados por nivel superior.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XXI.- Que, en reunión realizada con Sandra Patricia Ramírez Villalobos, proveedora, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Roles y responsabilidades determinadas en el sistema de compras. - Verificación de condiciones de requisitos de oferentes. - Registro de Control de Pagos - Acta de recepción de bienes y servicios - Control de inventario y control de inventario promedio - Boleta de requisición - Firma de aprobación de boleta de entrega de activos.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. - Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión en la generación de la información, reportes e inclusión de datos en sistemas validando por otras personas funcionarias. - Mantener la seguridad de claves y medios de acceso a sistemas para trámites, realizando cambios de contraseña y ser utilizado por solamente el usuario autorizado.
XXII.- Que, en reunión realizada con Silvia Patricia Salazar Sánchez, Coordinadora Recursos Humanos, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Verificar de firmas de autorización de pagos de nóminas de pagos de responsables autorizados en la Municipalidad. - Gestión documental de respaldo del procesamiento de planillas. - Resguardo documental de información sensible para generación de nóminas de pagos.
Controles por mejorar o implementar: - Control de movimientos de personal de forma periódica dirigida a responsables que permita validar vacaciones disponibles, incapacidades, tardías y otras situaciones como insumo para la Evaluación de Desempeño. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. - Resguardo de información sensible de las personas usuarias en formato físico y digital.
Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión en la generación de la información, reportes e inclusión de datos en sistemas validando por otras personas funcionarias. - Mantener la seguridad de claves y medios de acceso a sistemas para trámites, realizando cambios de contraseña y ser utilizado por solamente el usuario autorizado.
XXIII.- Que, en reunión realizada con Irene María Azofeifa Cordero, Coordinadora de Gestión de Cobros, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Control de correspondencia mensual de trámites a enviar a la Junta Administradora del Cementerio - Control de notificaciones de cobros administrativos y judiciales - Listado de control de notificaciones judiciales - Aprobación de resoluciones mediante firma digital y física.
Controles por mejorar o implementar: - Control de gestión de trámites vinculados a Cementerio, que indique el estado y la fecha de ejecución, considerando los involucrados (Junta Administradora, Encargado de Cuadrilla y Encargada de Comisiones del Concejo Municipal). - Documentar y comunicar a superior metodología para selección de sujetos pasivos deudores de tributos municipales para cobro administrativo y judicial, para validar criterios objetivos, relación costo – beneficio e impacto. - Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión en la generación de la información, reportes e inclusión de datos en sistemas validando por otras personas funcionarias. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. - Resguardo de información sensible de las personas usuarias en formato físico y digital. - Mantener la seguridad de claves y medios de acceso a sistemas para trámites, realizando cambios de contraseña y ser utilizado por solamente el usuario autorizado.
XXIV.- Que en reunión realizada con Anders Michael Salazar Esquivel, Encargado de Salud Ocupacional, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Formulario físico o en línea de la página del INS. - Control de incapacidades del INS.
Controles por mejorar o implementar: - Resguardo de información sensible de las personas usuarias en formato físico y digital.
XXV.- Que, en reunión realizada con Marta Elena Vega Carballo, Secretaria de Concejo Municipal, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Aplicación de controles establecidos en la gestión del orden del día. - Listas de asistencias de sesiones del Concejo Municipal. - Documentación de recibido de traslado de notificaciones a unidades internas y externas.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. - Bitácoras de traslado de documentación, que indique el estado de la gestión y el vencimiento de plazos de resolución. - Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión en la generación de la información, reportes e inclusión de datos en sistemas validando por otras personas funcionarias.
XXVI.- Que, en reunión realizada con Carlos Alberto López Jiménez, Coordinador de Servicios Informáticos, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Utilización de sistema de atención de requerimientos Itop con estado de atención y plazos de vencimiento. - Bitácora de registro de respaldos en el servidor - Utilización de apartado de criterios técnicos de compra.
Controles por mejorar o implementar: - Implementación de bitácoras de monitoreo de software y comunicación para evidencia fallas y otras incidencias. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad.
XXVII.- En reunión realizada con Heidy Rodríguez Bolaños, Tesorera, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Verificación de firmas de autorización de pagos de nóminas. - Accesos delimitados por usuario y contraseña en sistemas internos y externos. - Formularios de Hoja de Cálculo de cierre de caja y reportes en sistemas. - Boleta de Garantías de participación y cumplimiento - Control de Notas de crédito por banco.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. - Resguardo de información sensible de las personas usuarias en formato físico y digital. - Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión en la generación de la información, reportes e inclusión de datos en sistemas validando por otras personas funcionarias. - Mantener la seguridad de claves y medios de acceso a sistemas para trámites, realizando cambios de contraseña y ser utilizado por solamente el usuario autorizado.
XXVIII.- En reunión realizada con Heidy Rodríguez Bolaños, Tesorera, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Verificar de firmas de autorización de pagos de nóminas de pagos de - Formulario y control de registro de cantidad de denuncias y tema - Registro fotográfico y bitácora de fechas de mantenimiento - Carta de entendimiento de donación. - Listas de asistencia en capacitaciones - Bitácora de participación y comprobante de la entrega de insumos - Verificación de boletas del relleno sanitario.
Controles por mejorar o implementar: - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses
relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. - Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión en la generación de la información, reportes e inclusión de datos en sistemas validando por otras personas funcionarias.
XXIX.- Que, en reunión realizada con Juan Rafael Sánchez Aguilar, Coordinador de la Unidad Técnica de Gestión Vial, se realizó el levantamiento de los siguientes procedimientos con el respectivo riesgo inherente:
Controles que se deben mantener: - Formulario de inventario de necesidades - Bitácora de proyecto CFIA / Bitácora Interna de Obra - Acta de Recepción Provisional de Proyecto - Acta de Recepción Final de Proyecto - Aprobaciones mediante firma de boleta de despacho para entrega de materiales.
Controles por mejorar o implementar: - Implementar bitácora para la atención de las denuncias de forma que permita validar estado de atención, responsables y plazos, permitiendo validar una atención independiente y transparente. - Elabora lista de verificación para aplicar en visitas de inspección para atención de denuncias. - Elaborar protocolo de atención de conflictos de intereses relacionado en la ejecución de las tareas y divulgación entre el personal de la unidad. Establecer controles que permitan minimizar el error u omisión en la generación de la información, reportes e inclusión de datos en sistemas validando por otras personas funcionarias.
Por tanto Con fundamento en el anterior considerando este Concejo Municipal acuerda:
1.- Avalar el dictamen CMGA-28-2021 de la Comisión de Gobierno y Administración referente a “Política Integral para la Prevención de la Corrupción Municipalidad de San Isidro de Heredia”.
2.- Aprobar la Política Integral para la Prevención de la Corrupción de la Municipalidad San Isidro de Heredia, así como el Informe de Gestión de Procesos Vulnerables, el afiche de la Política de la Prevención de la Corrupción y el brochure sobre el decálogo de la persona usuaria.
3.- Solicitar a la Administración Municipal que una vez aprobada por el Concejo Municipal se proceda con la publicación en la Página Web de la Municipalidad y en la Página oficial de Facebook.
4.- Notificar el presente acuerdo a la Alcaldesa Municipal Dra. Lidieth Hernández González, Municipalidad de San Isidro de Heredia.
Siendo avalado por cinco Regidores Propietarios, Gilbert Acuña Cerdas, Raquel González Arias, Minor Arce Solís, Melissa Vindas Orozco y Dennis Azofeifa Bolaños. Se declara acuerdo por unanimidad y definitivamente aprobado
